Liste des charges récupérables : classer les dépenses d’un immeuble

Le propriétaire paie une facture pour l’immeuble : peut-il la faire rembourser par les locataires ? La réponse dépend de la nature exacte de la dépense et des règles applicables au bail. Une facture utile à l’immeuble n’est pas, pour autant, entièrement récupérable.

Pour préparer un décompte, il faut effectuer deux opérations successives : identifier les postes récupérables, puis répartir correctement ces dépenses entre les logements et les périodes. Ce guide donne une méthode de classement pour les baux d’habitation concernés. La liste légale et ses conditions restent la référence lorsqu’un libellé ou une prestation soulève un doute.

Le décret du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables dans le cadre auquel il s’applique. On y retrouve notamment des dépenses d’eau, de chauffage collectif, d’entretien courant, de menues réparations et certaines taxes ou redevances. La qualification doit être faite poste par poste, avec les conditions prévues.

Une clause générale du bail ne permet pas de transférer librement toutes les dépenses du propriétaire. De même, la mention « charges locatives » sur un relevé ne démontre pas que chaque ligne peut être réclamée. Il faut pouvoir relier la prestation à la catégorie légale correspondante.

Le décret consolidé sur Légifrance donne le détail. La fiche Service Public aide à le parcourir, mais ne remplace pas l’examen d’une facture mixte. Un tableau résumé reste une grille de travail, pas une autorisation universelle de refacturation.

Les dépenses d’eau concernent notamment les consommations et certains frais d’exploitation ou d’entretien prévus par la liste. Il faut distinguer les parties privatives, les espaces communs, le contrat de fourniture et les éventuels compteurs individuels. Un relevé et une période expliquent la dépense mieux qu’une estimation globale.

Pour le chauffage ou l’eau chaude collectifs, le coût peut combiner énergie, exploitation, entretien et autres prestations. Un contrat global doit permettre d’identifier les parts récupérables et les autres. Une dépense de remplacement important ne devient pas de l’entretien courant parce qu’elle est intégrée à une mensualité de prestataire.

Vérifiez les règles et les dispositifs d’individualisation applicables, ainsi que les informations à communiquer. Ne répartissez pas automatiquement tout le coût à la surface si des consommations ou des clés particulières doivent être prises en compte. Les sommes directement payées par l’occupant à son fournisseur ne doivent pas être réclamées une seconde fois.

Pour l’ascenseur, la liste prévoit des dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations identifiées. Cela ne signifie pas que toute facture de maintenance ou de mise aux normes est récupérable. Le contrôle technique périodique de cinq ans, par exemple, est distingué des dépenses courantes dans la présentation officielle.

Dans les parties communes, examinez l’électricité, les produits et les prestations de nettoyage ou de petit entretien prévus. Si l’entreprise réalise aussi une réfection importante, demandez la ventilation. Le même fournisseur peut facturer, au cours de l’année, des dépenses de nature différente.

Pour les espaces extérieurs, il faut qualifier l’entretien des voies, abords et plantations suivant les postes de la liste. Évitez le raisonnement « le jardin profite aux locataires, donc tout est récupérable ». Une création, une transformation ou une intervention importante demande une analyse propre.

Ce tableau ne couvre pas tous les cas et n’exonère pas de lire le contrat de prestation. Pour un poste litigieux, gardez une colonne « à vérifier » plutôt que de forcer une qualification avant d’avoir les pièces.

Les dépenses de personnel demandent une attention particulière. Le décret distingue notamment gardien ou concierge et employé d’immeuble. Pour le gardien ou concierge, des pourcentages peuvent dépendre de l’entretien des parties communes et de l’élimination des rejets, dans les conditions précisées par le texte.

Il ne faut donc pas appliquer le taux le plus élevé à tout salaire. Le contrat de travail, les fonctions et les éléments de rémunération doivent être examinés. Certains avantages, indemnités ou contributions sont exclus du calcul des dépenses récupérables selon les dispositions concernées.

Si vous détenez un immeuble et réalisez personnellement certaines tâches, votre temps estimé ne devient pas automatiquement une facture récupérable. Les dépenses réelles et le cadre de prestation doivent être documentés. Demandez un avis sur le montage précis plutôt que d’ajouter un forfait de main-d’œuvre choisi librement.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères peut faire partie des sommes récupérables dans les conditions applicables. Il faut isoler son montant et distinguer les frais qui restent au propriétaire. Le total de l’avis de taxe foncière ne constitue pas la somme à demander au locataire.

Pour plusieurs logements, vérifiez le périmètre de l’avis, les bases ou indications disponibles et la méthode de répartition. La période d’occupation doit également être prise en compte. Une surface peut servir dans certaines méthodes documentées ; elle ne doit pas être présentée comme une clé universelle remplaçant l’analyse de l’avis.

Le guide TEOM : quel montant réclamer au locataire ? détaille ce dossier. Contrôlez aussi les doublons : si la taxe a déjà été intégrée à un décompte, ne l’ajoutez pas une seconde fois dans une demande séparée ou une régularisation générale.

Prenons un immeuble de trois logements avec des dépenses fictives : 1 200 € de nettoyage commun, 300 € d’électricité des parties communes et 900 € de TEOM supposée récupérable après contrôle. Le total à examiner pour récupération atteint 2 400 € dans cette hypothèse.

Le propriétaire a aussi payé 480 € d’assurance, 600 € d’honoraires de gestion et 4 000 € de réfection de toiture. Ces 5 080 € ne sont pas ajoutés aux charges récupérables de l’exemple. Le total des factures examinées est de 7 480 €, mais il ne devient pas un total à répartir entre occupants.

Pour les seuls 1 500 € de nettoyage et d’électricité, supposons une clé de répartition valablement retenue de 20 %, 30 % et 50 %. Les parts annuelles seraient alors de 300 €, 450 € et 750 €, avant prise en compte d’éventuelles périodes différentes. La TEOM reste à répartir selon son propre dossier ; elle n’est pas incluse mécaniquement dans ce calcul.

Cette séquence empêche une erreur classique : répartir toutes les factures, puis chercher après coup pourquoi le total paraît trop élevé. Les dépenses doivent d’abord recevoir une qualification, ensuite une clé et une période. Une colonne par étape permet de retrouver le raisonnement.

En copropriété, partez du décompte du syndic et demandez les informations nécessaires lorsqu’un poste est ambigu. La quote-part du lot et la qualification récupérable sont deux sujets. Les appels de fonds provisoires ne constituent pas toujours le décompte définitif à présenter au locataire.

Dans un immeuble détenu en entier, le bailleur doit pouvoir expliquer lui-même la répartition et les pièces. Les clés peuvent différer suivant l’équipement ou le service. Un relevé d’eau individuel ne se traite pas comme un éclairage commun, et un logement non desservi par un équipement peut demander un examen particulier.

Le guide Acheter un immeuble de rapport rappelle l’intérêt de réunir les contrats et l’historique avant l’acquisition. Un rendement fondé sur « toutes les charges payées par les locataires » doit être vérifié avec ces documents, car les coûts restants peuvent modifier l’économie du projet.

Vérifiez le mode de paiement prévu au bail. Avec des provisions, le cadre prévoit une régularisation et des informations à transmettre, avec justificatifs à disposition. Un forfait applicable ne donne pas lieu au même complément annuel. Le classement des dépenses reste utile dans les deux cas, mais il ne crée pas un droit de rappel identique.

Le dossier doit distinguer les dépenses retenues, la part du logement, les provisions et l’état des paiements. Si le locataire est arrivé ou parti pendant l’exercice, gardez la période et les relevés. Le guide Préparer la restitution du dépôt complète les précautions lors d’un départ.

Télécharger la fiche de classement et de préparation du décompte (PDF, 3 pages).

Une dépense peut être récupérable ou non au titre du bail, déductible ou non fiscalement selon votre régime, et importante pour le budget du propriétaire dans tous les cas. Ces trois lectures ne doivent pas être confondues. « Non récupérable » ne signifie pas automatiquement « déductible des loyers ».

Le guide Déclaration 2044 replace les dépenses dans le cadre fiscal. Votre budget patrimonial doit, lui, conserver les paiements réels et les remboursements effectivement reçus. Une charge théoriquement récupérable mais non payée par le locataire peut encore créer une tension de trésorerie.

Dans la gestion locative de Rentilot, centraliser les dépenses, les locations et leurs pièces aide à tenir ces rapprochements. La priorité reste la traçabilité : pour chaque montant réclamé, vous devez retrouver la facture, la règle de classement, la clé et la période. Si l’un manque, la demande n’est pas encore prête.

Mis à jour en 2026.